Personalplanung

Was ist Personalplanung?

Per Definition ist Personalplanung ein Prozess der Personalverwaltung, durch den Unternehmen sicherstellen, dass sie zur richtigen Zeit die richtigen Mitarbeiter mit den notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen haben. Sie umfasst die Analyse des aktuellen Personalbestands, die Prognose zukünftiger Personalbedarfe und die Entwicklung von Strategien zur Deckung dieser Bedarfe. Dabei werden sowohl interne Faktoren, wie Unternehmensziele und Mitarbeiterentwicklung, als auch externe Faktoren, wie demografische Veränderungen und Markttrends, berücksichtigt. Effektive Personalplanung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität zu maximieren, indem sie sicherstellt, dass die Personalressourcen optimal genutzt werden.

Externe und interne Einflussfaktoren der Personalplanung

Die Personalplanung Ihres Unternehmens wird von einer Vielzahl von Faktoren beeinflusst. Während externe Einflussfaktoren oft außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen, gibt es auch zahlreiche interne Faktoren, die aktiv gestaltet und optimiert werden können.

Externe Einflussfaktoren auf die Personalplanung

• Arbeitsmarktbedingungen: Verfügbarkeit von qualifizierten Arbeitskräften, Arbeitslosenquote und War for Talents.
• Gesetzliche Vorschriften: Arbeitsrechtliche Bestimmungen, Tarifverträge und Regulierungen zu Arbeitszeiten und Beschäftigungsbedingungen.
• Wirtschaftliche Entwicklung: Konjunkturlage, Branchenwachstum und wirtschaftliche Prognosen, die die Nachfrage nach Arbeitskräften beeinflussen.
• Technologische Veränderungen: Fortschritte in der Technologie, die neue Fähigkeiten erfordern oder bestehende Jobs obsolet machen.
• Soziodemografische Trends: Alterung der Bevölkerung, Geburtenrate, Migration und gesellschaftliche Veränderungen, die die Verfügbarkeit und Struktur der Arbeitskräfte beeinflussen.
• Bildungssektor: Qualität und Ausrichtung der Ausbildungssysteme und Hochschulen, die den Nachwuchs an qualifizierten Arbeitskräften liefern.

Interne Einflussfaktoren auf die Personalplanung

• Unternehmensstrategie: Langfristige Ziele und Pläne des Unternehmens, die den Bedarf an bestimmten Qualifikationen und Mitarbeiterzahlen bestimmen.
• Mitarbeiterstruktur: Altersverteilung, Qualifikationsniveau und Fähigkeiten der aktuellen Belegschaft.
• Fluktuation und Abwesenheit: Raten der Mitarbeiterfluktuation, Fehlzeiten und Abwesenheitsquoten und deren Ursachen.
• Betriebliche Veränderungen: Restrukturierungen, Fusionen, Expansionen oder Verkleinerungen, die die Personalplanung beeinflussen.
• Produktions- und Geschäftszyklen: Saisonale Schwankungen oder projektbasierte Anforderungen, die temporäre Änderungen im Personalbedarf verursachen.
• Mitarbeiterentwicklung: Programme zur Weiterbildung und beruflichen Entwicklung, die die internen Qualifikationen und Karrierewege der Mitarbeiter fördern.

Ziele der Personalplanung

Das zentrale Ziel der Personalplanung ist es, einen optimalen Personalbestand zu erreichen, der sowohl die strategischen Unternehmensziele als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter sicherstellt. Da dieser Soll-Zustand im Laufe der Zeit mit dem Unternehmen wächst und sich verändert, ist es notwendig, die Maßnahmen kontinuierlich anzupassen und neu zu planen.

Gelingt dies, wird nicht nur die Effizienz einzelner Mitarbeiter gesteigert, sondern auch die des gesamten Unternehmens. Die konkreten Ziele der Personalplanung orientieren sich größtenteils an den Bedürfnissen der einzelnen Abteilungen. Diese Ziele werden in enger Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern und der Geschäftsführung festgelegt.

Wichtige Fragen, die hierbei gestellt werden, sind:

• Wie viele Mitarbeiter und welche Qualifikationen werden benötigt?
• Welche Unternehmenskultur soll gefördert werden?
• Wie soll die demografische Struktur der Belegschaft aussehen?
• Welche Positionen müssen besetzt werden?
• Soll auf langfristige Mitarbeiterbindung oder eine höhere Fluktuation gesetzt werden?

Aufgaben der Personalplanung

Die Aufgaben der strategischen Personalplanung zielen darauf ab, den aktuellen und zukünftigen Personalbestand optimal zu gestalten. Dabei werden die Ziele des Unternehmens berücksichtigt, was bedeutet, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Schwerpunkte setzt.

Die Personalabteilung arbeitet eng mit der Geschäftsführung und den Fachabteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass die Personalressourcen effektiv genutzt werden.

Personalplanung lässt sich in drei verschiedene Arten unterteilen:

• Strategische Personalplanung: Hier stehen langfristige Ziele im Vordergrund, die über einen Zeitraum von mehr als fünf Jahren hinausgehen.
• Taktische Personalplanung: Diese konzentriert sich auf mittelfristige Ziele, die in einem Zeitraum von einem bis fünf Jahren liegen.
• Operative Personalplanung: Hier werden kurzfristige Ziele betrachtet, die einen Zeitraum von weniger als einem Jahr umfassen.

Wie funktioniert Personalplanung?

Die strategische Personalplanung beginnt mit der Beurteilung des Ist-Zustands und leitet dann die notwendigen Schritte ein, um den gewünschten Soll-Zustand zu erreichen. Dazu gehören die Organisation von Schulungen für Mitarbeiter, die Durchführung von Rekrutierungen oder die Kündigung und Freistellung von Personal.

Um diese Ziele und Aufgaben zu verfolgen, gliedert sich die Personalplanung in mehrere Teilbereiche:

• Personalbestandsplanung: Ermittlung und Analyse des aktuellen Personalbestands.
• Personalbedarfsplanung: Prognose des zukünftigen Personalbedarfs.
• Personalbeschaffung: Maßnahmen zur Gewinnung neuer Mitarbeiter.
• Personalfreisetzungsplanung: Strategien zur Reduzierung des Personalbestands bei Bedarf.
• Personaleinsatzplanung: Optimale Zuweisung von Mitarbeitern zu Aufgaben und Projekten.
• Personalentwicklung: Förderung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter.
• Personalkostenplanung: Kontrolle und Optimierung der Personalkosten.

Diese Aufgaben und Teilbereiche der Personalplanung sind entscheidend, um zu gewährleisten, dass Ihr Unternehmen sowohl heute als auch in Zukunft über die notwendigen personellen Ressourcen verfügt: So erreicht es seine strategischen Ziele und Sie bleiben wettbewerbsfähig.

Qualitative oder quantitative Personalbedarfsplanung

Ihre Personalplanung sollte sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte umfassen. Während die quantitative Personalbedarfsplanung messbare Faktoren wie Personalanzahl und Budget berücksichtigt, ist die qualitative Planung, die sich auf die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter konzentriert, schwieriger zu erfassen, aber ebenso wichtig. Schließlich benötigen Sie nicht ‘irgendwelche’ Mitarbeiter, sondern die richtigen Fachkräfte.

Quantitative Personalbedarfsplanung:

Hier geht es darum sicherzustellen, dass stets genügend Personal zur Verfügung steht – weder zu wenig noch zu viel. Es müssen Budgetüberlegungen angestellt und Abgänge durch Verrentungen, Fluktuation sowie Abwesenheiten durch Krankheit, Urlaub und Elternzeit berücksichtigt werden.

Qualitative Personalbedarfsplanung:

Dieser Bereich der Personalplanung befasst sich mit der Frage, ob Ihre Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten für zukünftige Aufgaben besitzen. Welche Kompetenzen müssen aufgebaut werden und welche werden möglicherweise bald obsolet? Es ist wichtig, sicherzustellen, dass kritische Kompetenzen mehrfach vorhanden sind, um Ausfälle zu kompensieren. Weiterhin muss geprüft werden, ob benötigte Fähigkeiten intern durch Weiterqualifizierung der Mitarbeiter aufgebaut werden können oder ob neue Mitarbeiter eingestellt bzw. bestimmte Aufgaben extern eingekauft oder ausgelagert werden müssen.

Durch die Kombination beider Ansätze garantieren Sie, dass Ihr Unternehmen nicht nur zahlenmäßig, sondern auch qualitativ in der Personalplanung gut aufgestellt ist – so reagieren Sie flexibel auf zukünftige Herausforderungen.

Kennzahlenmethode der Personalbedarfsplanung

Die Kennzahlenmethode ermittelt den Personalbedarf durch den Zusammenhang zwischen einer bestimmten betrieblichen Kennzahl und dem dazugehörigen Personaleinsatz. Solange dieser Zusammenhang in der Personalbedarfsplanung stabil bleibt und keine strukturellen Brüche auftreten, ermöglicht die Methode eine präzise und objektive Schätzung des Personalbedarfs.

Diese Methode der Personalplanung ist einfach anzuwenden und eignet sich sowohl für spezifische Abteilungen als auch für unternehmensweite Prognosen. Sie erlaubt zudem innerbetriebliche und zwischenbetriebliche Vergleiche und kann genutzt werden, um die Produktivität kontinuierlich zu steigern.

Identifikation eines Zusammenhangs

Zunächst muss eine Einflussgröße gefunden werden, die direkt mit dem benötigten Personal zusammenhängt. Dies ist der wichtigste und oft auch der schwierigste Teil des Verfahrens. Verschiedene Bereiche oder Berufsgruppen erfordern möglicherweise unterschiedliche Kennzahlen. Die für die Personalplanung notwendigen Daten sind oft bereits in anderen Unternehmensplänen vorhanden. Zum Beispiel kann die Anzahl der Vertriebsmitarbeiter anhand des Pro-Kopf-Umsatzes bestimmt werden, während bei Produktionsmitarbeitern die Arbeitsproduktivität als Maßstab dient.

Formulierung des Zusammenhangs als Kennzahl

Sobald die Personalplanung einen aussagekräftigen Zusammenhang gefunden hat, wird dieser als Kennzahl formuliert. Beispiele hierfür sind: Anzahl der Kunden pro Stelleninhaber oder Umsatz pro Beschäftigtem.

Analyse des bisherigen Entwicklungstrends

Anschließend wird untersucht, wie sich die Einflussgröße in der Vergangenheit entwickelt hat. Wenn beispielsweise ein durchschnittliches Produktivitätswachstum von 5 % pro Jahr festgestellt wird, kann dies als Grundlage für die Bestimmung der zukünftigen Personalbestandsplanung herangezogen werden.

Prognose der zukünftigen Entwicklung

Die Entwicklung der Einflussgröße wird bis zum festgelegten Planungszeitpunkt in der Personalplanung fortgeschrieben. In unserem Beispiel würde dies bedeuten, dass die Produktivität in drei Jahren um 15 % höher liegt, vorausgesetzt ein jährliches Wachstum von 5 %. Alternativ kann auch ein Zielwert festgelegt werden, beispielsweise ein angestrebter Umsatz oder eine optimale Kundenzahl, und der entsprechende Personalbedarf daraus abgeleitet werden.

Berechnung des Personalbedarfs

Abschließend wird der Gesamtpersonalbedarf anhand der aufgestellten Kennzahl berechnet. Wenn die Arbeitsproduktivität als Maßstab dient, würde die Formel zur Berechnung des Brutto-Personalbedarfs wie folgt aussehen:

Brutto-Personalbedarf = Künftiger Ertrag / Geschätzte Arbeitsproduktivität.

Diese systematische Herangehensweise in der Personalplanung durch die Kennzahlenmethode ermöglicht es Unternehmen, ihre Personalbedarfsplanung präzise zu planen und sich auf zukünftige Anforderungen vorzubereiten.

Tools der Personalplanung

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist die Personalplanung ohne den Einsatz von HR-Digitalisierung und entsprechenden HR-Tools kaum noch vorstellbar. Die digitale Transformation hat das gesamte Personalmanagement revolutioniert und ermöglicht eine präzisere, effizientere und flexiblere Planung und Verwaltung der Personalressourcen. Diese modernen Tools sind unverzichtbar, um den Anforderungen an eine strategische Personalplanung gerecht zu werden und deren verschiedenen Aufgaben richtig zu unterstützen.

1. HR-Informationssysteme (HRIS)

• Zentralisierte Verwaltung von Mitarbeiterdaten, einschließlich Personalakten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
• Erleichtert die Personalbestandsplanung und bietet eine solide Datenbasis für weitere Planungsaktivitäten.

2. Workforce Analytics

• Analyse-Tools zur Auswertung von Personaldaten und zur Vorhersage zukünftiger Personalbedarfe.
• Unterstützt die Personalplanung durch datengestützte Entscheidungen und identifiziert Trends und Muster.

3. Bewerbermanagementsysteme (ATS)

• Verwaltung des gesamten Rekrutierungsprozesses, von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung.
• Optimiert die Personalbeschaffung und ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung von Bewerbungen.

4. Planungstools für Personalfreisetzung

• Tools zur Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Personalfreisetzung, einschließlich Abfindungsmanagement und Outplacement-Services.
• Ermöglicht eine strategische und humane Handhabung von Personalabbauprozessen.

5. Schichtplanungssoftware

• Erstellung und Verwaltung von Schichtplänen und Arbeitszeitmodellen für die Personalplanung.
• Unterstützt die Personaleinsatzplanung und sorgt für eine optimale Verteilung der Arbeitszeiten und Ressourcen.

6. Lernmanagementsysteme (LMS)

• Bereitstellung und Verwaltung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen.
• Fördert die Personalentwicklung und hilft, die Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter kontinuierlich zu verbessern.

7. Budgetierungs- und Kostenkontrollsoftware

• Verwaltung und Überwachung von Personalkosten.
• Erleichtert die Personalkostenplanung und sorgt dafür, dass die Ausgaben im Rahmen bleiben und effizient genutzt werden.

8. Performance-Management-Systeme

• Tools zur Bewertung und Überwachung der Mitarbeiterleistung.
• Unterstützt die Personalentwicklung und trägt zur Identifikation von Trainings- und Entwicklungsbedarfen bei.

9. 360-Grad-Feedback-Tools

• Ermöglicht umfassende 360-Grad Leistungsbewertungen durch Feedback von Vorgesetzten, Kollegen und Untergebenen.
• Fördert eine ganzheitliche Sicht auf die Mitarbeiterleistung und unterstützt die individuelle Entwicklung.

10. HR-Dashboards und Reporting-Tools

• Visualisierung und Berichtserstellung zu verschiedenen HR-Kennzahlen und -Metriken.
• Bietet eine transparente Übersicht über die Personalplanung und erleichtert die strategische Entscheidungsfindung.

Der Einsatz dieser digitalen Tools ist entscheidend, um Ihre Personalplanung effizient und zielgerichtet zu gestalten. Sie ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung, verbessern die Transparenz und helfen, die strategischen Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen.

Rechtsgrundlage bei Personalplanung

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, gesetzliche Vorgaben zum Schutz Ihrer Mitarbeiter einzuhalten. Besonders in Deutschland beeinflussen Gesetze wie der Arbeitsschutz und die Arbeitszeitregelungen die Personalplanung maßgeblich.

Es ist daher unerlässlich, dass die Personalplanung rechtliche Aspekte berücksichtigt. Regelungen zu Arbeitszeiten, Mitbestimmung der Arbeitnehmer und Kündigungsschutz müssen in die Planungen und Ziele einbezogen werden.

Neben dem Arbeitsschutzgesetz und dem Betriebsverfassungsgesetz sollten Arbeitgeber sich auch mit dem Arbeitszeitgesetz und dem Kündigungsschutzgesetz vertraut machen. Darüber hinaus sind das Mutterschutzgesetz und das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zu beachten.

Diese gesetzlichen Vorgaben schränken zwar die Handlungsfreiheit des Unternehmens ein, bieten jedoch den Vorteil, dass die Mitarbeiter von hoher Stabilität profitieren. Dies trägt zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei, was letztlich auch dem Unternehmen und der Personalplanung zugutekommt.

Zukunftssichere Personalplanung

In einer sich ständig verändernden Arbeitswelt ist es für Ihr Unternehmen unerlässlich, Ihre Personalplanung nicht nur auf die Gegenwart auszurichten, sondern zukunftssicher zu gestalten. Die Fähigkeit, auf unerwartete Veränderungen flexibel zu reagieren und proaktiv zu handeln, wird immer wichtiger. Eine strategisch ausgerichtete und zukunftssichere Personalplanung stellt sicher, dass Ihre Organisation nicht nur überlebt, sondern auch floriert. Hier sind einige innovative Ansätze, die Ihnen helfen, Ihre Personalplanung für die Zukunft zu rüsten:

1. Proaktive Bedarfsanalyse

Führen Sie regelmäßige Bedarfsanalysen durch, um zukünftige Personalanforderungen frühzeitig zu erkennen. Berücksichtigen Sie dabei sowohl interne Entwicklungen wie Unternehmensziele und Mitarbeiterfluktuation als auch externe Faktoren wie Markttrends und demografische Veränderungen.

2. Talentmanagement und -entwicklung

Investieren Sie in Talentmanagement-Programme, um die Fähigkeiten und Karrierewege Ihrer Mitarbeiter kontinuierlich zu fördern. Dies umfasst Schulungen, Weiterbildungsmaßnahmen und Mentoring-Programme, die Ihre Belegschaft und Ihre Personalplanung auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten.

3. Flexibilität und Agilität

Stellen Sie sicher, dass Ihre Personalplanung flexibel genug ist, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Dies kann durch die Einführung agiler Arbeitsmethoden und flexibler Arbeitszeitmodelle erreicht werden, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, sich schnell an neue Bedingungen anzupassen.

4. Technologie und Digitalisierung

Nutzen Sie moderne HR-Technologien und digitale Tools, um Ihre Personalprozesse zu optimieren. HR-Informationssysteme, Datenanalyse-Tools und digitale Lernplattformen können Ihnen helfen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz Ihrer Personalplanung zu steigern.

5. Diversität und Inklusion

Fördern Sie eine Inklusivität und Diversität in Ihrem Unternehmen. Eine vielfältige Belegschaft bringt unterschiedliche Perspektiven und Ideen ein, was die Innovationskraft und Anpassungsfähigkeit Ihres Unternehmens erhöht.

6. Nachfolgeplanung

Entwickeln Sie Nachfolgepläne für Schlüsselpositionen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nicht von plötzlichen personellen Veränderungen überrascht wird. Identifizieren Sie potenzielle Nachfolger und bereiten Sie diese systematisch auf zukünftige Führungsaufgaben vor.

7. Mitarbeiterengagement und -bindung

Setzen Sie Maßnahmen zur Steigerung des Mitarbeiterengagements und zur Reduzierung der Fluktuation ein. Regelmäßige Feedbackgespräche, Anerkennungsprogramme und eine positive Arbeitsatmosphäre tragen dazu bei, die Loyalität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

8. Strategische Partnerschaften

Bauen Sie strategische Partnerschaften mit Bildungseinrichtungen, Berufsverbänden und anderen relevanten Organisationen auf. Diese Partnerschaften können Ihnen helfen, qualifizierte Talente zu gewinnen und Ihre Personalressourcen in der Personalplanung zu erweitern.

9. Langfristige Planung

Setzen Sie auf eine langfristige Perspektive bei der Personalplanung. Planen Sie nicht nur für die unmittelbare Zukunft, sondern berücksichtigen Sie auch mittel- und langfristige Ziele und Herausforderungen. Eine vorausschauende Planung hilft Ihnen, besser auf Veränderungen vorbereitet zu sein und Ihre Personalstrategie kontinuierlich zu verbessern.

Indem Sie diese Strategien in Ihre Personalplanung integrieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen gut auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet ist und Ihre Personalressourcen optimal genutzt werden. Eine zukunftssichere Personalplanung ist der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum und Erfolg.

Key Takeaways

• Personalplanung ist der Prozess zur Ermittlung und Deckung des zukünftigen Personalbedarfs eines Unternehmens.
• Interne Einflussfaktoren umfassen Unternehmensstrategie und Mitarbeiterstruktur, externe Marktentwicklungen und gesetzliche Vorgaben.
• Ziele der Personalplanung sind die Sicherstellung der Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter und die Optimierung der Personalkosten.
• Zu den Aufgaben gehören Bedarfsanalyse, Personalbeschaffung, Mitarbeiterentwicklung und Kostenkontrolle.
• Die Kennzahlenmethode der Personalbedarfsplanung nutzt quantitative Daten, um den zukünftigen Personalbedarf präzise zu ermitteln.
• Tools der Personalplanung sind HR-Informationssysteme, Bewerbermanagementsysteme und Lernmanagementsysteme.
• Personalplanung muss gesetzliche Vorgaben wie Arbeitszeitgesetze und Arbeitsschutzbestimmungen einhalten.
• Eine zukunftssichere Planung integriert Flexibilität, Talententwicklung und moderne Technologien, um auf Herausforderungen vorbereitet zu sein.